Dokumentacja pracownicza - co zawiera i jak ją prowadzić?

W dobie rosnącej liczby przepisów prawa pracy oraz wzrostu świadomości prawnej zarówno pracodawców, jak i pracowników, prowadzenie rzetelnej dokumentacji pracowniczej staje się kluczowe dla prawidłowego funkcjonowania każdej firmy. W niniejszym artykule przyjrzymy się bliżej temu zagadnieniu, omówimy podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz jej zakres.

Czym jest dokumentacja pracownicza?

Dokumentacja pracownicza to zbiór dokumentów, które gromadzone są przez pracodawcę w celu potwierdzenia istotnych informacji dotyczących zatrudnienia pracowników. W praktyce obejmuje ona wszelkie akta personalne, umowy o pracę, zaświadczenia lekarskie czy też ewidencje czasu pracy. Prowadzenie takiej dokumentacji jest obowiązkiem każdego pracodawcy wynikającym z przepisów Kodeksu pracy oraz innych ustaw szczegółowych.

Podstawowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej oparte jest na kilku kluczowych zasadach, których przestrzeganie gwarantuje prawidłowe funkcjonowanie tego procesu. Przedstawiamy je poniżej.

Zasada kompletności

Dokumentacja pracownicza powinna być kompletna, co oznacza, że powinna zawierać wszystkie niezbędne dokumenty związane z zatrudnieniem pracownika. W praktyce oznacza to gromadzenie takich materiałów jak umowy o pracę, aneksy do umów, zaświadczenia lekarskie, świadectwa pracy, dokumenty potwierdzające odbycie szkoleń czy też ewidencje czasu pracy.

Zasada rzetelności

Każdy dokument wchodzący w skład dokumentacji pracowniczej powinien być rzetelny oraz prawdziwy. Biuro rachunkowe z Gdyni lub sam pracodawca ma obowiązek sprawdzenia prawdziwości informacji zawartych w dostarczanych przez pracowników dokumentach, a także dbać o aktualność zgromadzonej dokumentacji.

Zasada poufności

Dokumentacja pracownicza zawiera wiele informacji dotyczących życia prywatnego pracowników, dlatego też jej poufność jest kluczowa. Dostęp do niej powinien mieć jedynie uprawniony personel, a wszelkie dane zawarte w dokumentacji powinny być chronione przed nieuprawnionym dostępem.

Zasada przechowywania

Pracodawca ma obowiązek przechowywać dokumentację pracowniczą przez określony czas wynikający z przepisów prawa. W przypadku akt osobowych jest to 50 lat od dnia zakończenia roku kalendarzowego, w którym pracownik ukończył 65 lat lub zmarł. Natomiast ewidencje czasu pracy oraz dokumenty potwierdzające odbycie szkoleń przechowuje się przez 10 lat od zakończenia roku kalendarzowego, w którym zakończono stosunek pracy.